【仕事術】私がクソ忙しい時期にやってたタスク管理
最近また同じタスク管理を復活させたんですが。
むかしむかし、もう10年以上前になりますか。月300時間以上働いていた頃、どんどん積み重なるタスク・割り込んでくる細かな作業依頼を確実にこなす方法を実践してましたのでご紹介します。
まあ、なんか、きっとどっかの本に書いてあるようなことですけどね。
■タスク管理はメモ用紙がベース
アナログですが、メモです。メモが一番。小さいやつで。
メモはロディア11番を使ってます。コクヨのメモパッドでもなんでもいいですが、お気に入りを使ったほうが精神的にいいですよ。ペンもお気に入りで。
ペンはプラチナ万年筆さんから出てる、「プレスマン」というシャープペンシルを使っています。芯の太さが0.9ミリあって、筆圧をかけるとスプリング構造になってるので、芯が引っ込む！筆圧が高い私でも芯が折れない！
私にとって、シャーペンの芯が砕けるのはものすごいストレスなのです。
メモは書き殴ることもあるので、その時にも折れない！
赤色ですが、赤の芯ではありません。黒です。昔は黒だけだったと思いましたが、最近はカラバリも増えてきたようですね。プレスマン。
このシャーペンが世に出た曰くも語りたいところですが他にお任せします。検索してみてください。
安いし丈夫で芯が折れぬ砕けぬ。最高のシャープペンシルですよ。濃さは確かB2の濃さなので、濃い文字が嫌いな人は苦手かもしれません。芯も太いし。その辺りは好みで、ご自分のお好きなペンをお使いください。ボールペンでもいいですし。
■タスク発生時
いつでもロディアは持ち歩いて、追加業務や割り込み業務が発生したらとにかくすぐメモる。すぐメモるのが大事です！若けりゃまだマシだけどね、人間の脳はそれほど記憶力よくないですよ！(40過ぎて痛感）
誰かに何かを頼まれてもすぐメモる。
※以降はこのメモを「タスクメモ」と呼びます
いろいろな仕事を掛け持ちしている人は、仕事のカテゴリも書いておきましょう。
エンジニアなら「インフラ」とか「プログラム」とか「客対応」とか？。同じタスク名でカテゴリ違い、とか、よくありましたのでね。「これ、どっちの仕事やー」みたいな。
■タスクメモ管理方法
何枚も溜まってくるので、後述します優先順位付けをして、重ねて持っておきます。一番上が最優先タスク。
※これらの手札は以後「タスク山」と呼びます。
タスク山は今取り掛かっているものだけ見えるようにして場におきましょう。これまた後述しますが、「余計なタスクを見ない」ようにするため。普通に山を表にしておけば最優先タスクだけが見えてるはず。
風には注意です！ クーラーの風でも風量によってロディアは飛びますからね！ 風がある職場はペーパーウェイトか何かがあったほうがいです。
余談ですが、オフィスワークをしていた頃は定席があったので、私のディスプレイは、こんな感じになっていました。「ライオンのたてがみ」と呼ばれていたりいなかったり。)
最近のディスプレイはベゼルが狭くなっちゃったので貼りにくいですね。
ディスプレイには、「はり玉」という練り消しみたいなポスター貼り用の粘着剤を使ってくっつけてました。粘着力がなくなっても練ればまたくっつくようになるのでので便利でしたね。
左上が最優先タスクで、右に行くにつれて優先順位が下がっていくように配置してありました。でもこのやり方、よくなかった。前述のように「他のタスク」が目に入っちゃって、そっちに意識を乗っ取られたことが多々ありましたね。集中したいなら、「今やってるタスク」だけ目にはいるようにすべきです。
タスクメモをはがしたあとは「はり玉」だけが残るので、「鼻くそがついてるみたいでなんかヤダ」と同僚に非難を浴びたこともありましたねえ。懐かしや懐かしや。
かいしゃをやめてフリーになった最近はノートパソコンでいろんなところに移動して仕事をすることが多いので、タスクリストは手帳のポケットに挟んでいます。手帳はコンパクトで丈夫なコクヨの測量野帳使ってます。ポケットにも入るし。
透明なので見にくいですが、メモポケットはクリアファイルで自作してます。
測量野帳にはポケットはついてないので、いらなくなったクリアファイルの隅っこをメモが挟めるような感じで切り取って両面テープでくっつけてポケットにしてます。文房具屋に売ってますね。こういう感じの。
■割り込みタスク発生時
普通に会社で仕事をしてても、一人親方で仕事してても、100%割り込み作業は入ってきます。
割り込みが入ったらすぐにメモに書いて頭の中からタスクを追い出す。
そうしないと、新たに頭の中に割り込み注入されたタスクに捉われて集中が途切れます。
即時対応が必要なタスクなら現在実行中のタスクと入れ替ます。(タスク山の一番上に置く)
即時対応でなくてもいいなら、割り込みで追加になったタスクメモは裏面にして「タスク山」とは別管理しておいて、後で優先順位付けします。裏面にしてね。
あー別に別管理でなくてもいいですよ。山の下に入れちゃえば。あとでしっかり棚卸しするなら、ですが。
裏面にする理由は、別タスク内容が視界に入ると、そっちに意識が持っていかれて集中が途切れたことが何度もあったからです。人間の意識は「見えた」ものにすぐ持っていかれます。何度も言いますが、「集中したいなら、余計なものは見ない」が鉄則
■大きなタスクは細かく分割
大きなタスクは細かいタスクに分解してメモをつくりましょう。ただし、この分解タスクは他のタスクと混ざらないように、クリップなりホチキスなりで、まとめときましょうね。むかし、一回シャッフルされちゃって1人大混乱が発生したことがありましたゆえ。
■タスク完了時
タスクが終わったら斜線を引いて、視覚的に「終わった」ことを認識できるようにする
「そのタスクが終わったこと、が視覚的に確認できること」が大切。
気持ちよく勢いよく、「シャッ」と斜線を引きましょう。
「終わったんだ！」という小さくても充足感を感じることが大切です。その充足感の積み重ねがやがて自分の自信につながります。
終わったメモは捨てずにどこかに貯めておきましょう。
わたしはA4用紙で箱を作って「メモ墓場」と書いてそこに終わったタスクメモを放り込んでいました。
たまにその墓場から完了タスクメモを取り出して、パラパラ眺めたり、完了したタスクの量の「厚みや重み」を感じたりすると
「あーおれ、結構仕事しとるなー。頑張っとるやん！」
というひとり充足感に浸れます。これ、大事です。
まあ、そもそもそういう充足感にすらすがらないと気持ちが続かなかった職場もたいがいでしたけどね。クソ忙しかったマジで。
墓場に送り込んだ完了タスクに問題があってタスク復活したら、新しくタスクメモを起こしましょう。死者は墓場で安らかに。墓から戻すことはありません。
■タスクの棚卸し
余裕があるなら1日に一度は、残タスクを机の上に全部並べて、俯瞰してみましょう。どれだけのタスクが残ってるのか、今日どれだけこなせるか、あるいはこなしたのか、の判断、優先順位付もそこでやりましょう。優先順位で並べ替えて、タスク山を重ね替えします。
可能なら一日に何度か棚卸しして優先順位をつけたほうがいいです。状況は一刻一刻変わっていきますからね。そんな最前線嫌ですが、実際に私はそんなところにいましたので。割り込みもバンバン入ってきたし。
■他人への依頼管理も簡単
他人に依頼できるタスクも棚卸しの時に決めてしまいます。自分の手に負えんものは他人に振りましょう。タスクが物理的に管理されているとその点楽です。
依頼したタスクは「タスク山」とは別管理の「人振りタスク」として管理してました。依頼した人の名前と、日付を買いとけば、誰にいつ依頼したかわかりますしねえ。
「いつ出来るんやー」
と追い込み ヒアリングできますし。
完了報告がきたら、検収してOKだったらメモ墓場行きです。
つーか、今気づいたけど、この時プログラマー契約やったんやでワシ。人にタスク振るって管理しとるとか、いちプログラマーの仕事じゃねえやん。SEなにしとったんねん。
要するに指揮系統がうん○こなだった現場でしたので、だれかがやらなきゃまわらなかったんですよねえ。ホントあんときSEなにしとったんや。SE単価くれや。
■こんなところですかね。
タスクの管理の話はこんなところですかねー。
■リアルメモを書くことの効能 デジタル管理じゃダメなの？
「書くと頭に残る」というと何か語弊があるんですが、書くと、「頭にタグがついて、内容がメモの方に移る」というイメージですかね。脳みそのメモリが空いて、インデックスだけ脳の中に残るようなイメージです。メモを眺めるだけで詳細をおもいだせるっちゅうかそんな感じ。うまいこと言語化できません。多分情報自体は頭の中のどこかにしまわれてるんだけど、メモを見ることがトリガーになって情報が引っ張り出される、、、みたいな。
スマホのタスク管理ソフト一本でタスク管理してたこともあったんですが、あれだと「インデックスが頭に残らなく」て、結局大切なタスクを「思い出す」ことができませんでした。タスクアラームとかかけとけばいいんでしょうけど、私、それほどスマホの通知を気にする人じゃないので、私の仕事の実情にはそぐわなかったですね。
アナログメモのタスク管理が性に合っているようです。
何よりも、「達成感」を触覚や視覚で感じることができるのは大きいです。身体的フィードバックっていうんですかね。脳内・スマホ内だけで完結するのとは、「達成感」の感じ方が段違いです。
ポモドーロテクニックも使ってますが、そっちはTickTick使ってます。TickTockじゃないよ。タスク管理ソフトのTickTick
TickTickは、「タスク山」とタスク内容は完全にリンクさせてあります。タスクは棚卸しの時にリンクさせます。
ITエンジニアだから、デジタルオンリーでなんとかしたいという欲求もありますが、結局デジタルオンリーだとうまくいかなかったので、また元のアナログ管理に戻りました。いいんじゃないですかハイブリッドで。
タスクメモとTickTickをリンク入力するのめんどいですが、棚卸しの時にやりましょう。スマホしか持ってない時はTickTickにタスクをメモるので、リンクさせておかないとタスク漏れが怖いです。
基本的には、タスク管理のベースは「メモの方」です。
■アイデア管理もできます。
起業家精神をお持ちの方は色々とアイデアが日々浮かぶとおもいます。これも思いついたらすぐメモを取ります。その思いつき、下手すりゃあ5秒で頭の中からぶっ飛びますよ。逃した魚はでかいかも知れぬ。
「あ！いいこと思いついた！これだ！」
↓
～その時、便意を催していた～
↓
「あ、う○んこしてえ」と、考えた、いや、気づいてしまった。
↓
～さっきのアイデアが脳みそからぶっ飛んだ～
↓
「あ、さっきの思いつき忘れた！ おもいだせーん！ あートイレトイレ」
これ、マジであります。速やかにメモは取りましょう。
アイデア系のメモは、別で「アイデアノート」を用意して、そこに転記するといいですよ。夜寝る前とか。
メモに書く→ノートに転記する の２回手で書くので、頭の中にしっかり残る、、、気がします。寝てる時って脳内で情報の整理が行われるそうですので、寝る前にアイデアノート書いとけば、翌朝さらにすげーアイデアに昇華しとるかも知れんすね。知らんけど。
とにかく、頭の中に残ってれば、いつかどこかで「ひらめき」の材料になります。
アイデアは「タスク山」とは別管理にしといたほうがよさそうですね。一日一回タスクの棚卸しとアイデアの整理ができるならごっちゃでもいいと思いますが。
■ま、自分なりにタスク管理できるならなんでもいいんですよ。
それを言ったらおしまいよ感ww
今までつらつら書いてきましたが、あくまでも参考程度に。こんなものは正解もありませんのでね。
なーんにでも言えることですが
「やり方（手段）を決めるのが目的ではありませぬ」。
「いかにToDoを確実にこなすか」
が目的です。手段だけで満足しとったらあかんデェ。何にでも言えることですね。
大切なのは、現在の自分のタスク管理に問題があると感じているなら、自分で工夫したのでも他人のノウハウでもいいから、一回愚直に実行してみることですかねえ。
最初は違和感があるかもしれません。つーか、あります。超めんどくさい。でも、一週間もしっかり実践していけば慣れますよ、人間ってやつは。逆に「それをしないとアカン」みたいになってきます。
頭の中でスキームを作り上げて、満足しちゃうのが人間の一面です。実践まで移すのが難しい。本とか読んで、満足しちゃって実践しないのと同じですね。
考えたら、やってみましょう。それで問題があるなら、改善していけばいいです。
あんまりやり方にこだわるのもいけません。変えていきましょう。たとえ最初の計画と全く形が変わってもね。あなたが良ければいいんですよ。あなたがそれで成果があげられればいいんです。
私は上記の方法で、クソ忙しい職場で「過労死予備軍」とか言われながらも、一応最後までクビにならずに成果物を残して生還しました。大切な戦友もたくさんできました。基本「よくない職場」だったけど、得たものも大きいですね。ま、これはちょっとまた違う話ですねw
最近、タスク管理が疎かになってきたので、自戒を込めて書きました。
シャッと線を引いて、スパーンと墓場に送り込む。タスクを消した時の快感は、他を持って代えがたし。
ロディアとプレスマンは本当に相性がいいです。一回騙されたと思って使ってみてくださいな。
以上、よろしくお願いいたします。
